Mentions légales & conditions

Les présentes conditions générales (les « Conditions ») régissent l'abonnement au service ZenBook souscrit par un studio ou professionnel (le « Client ») auprès de l'éditeur (« ZenBook » ou « nous »). Elles valent à la fois conditions générales de vente (CGV) et d'utilisation (CGU). Le service s'adresse exclusivement à une clientèle professionnelle ; toute souscription emporte acceptation pleine et entière des présentes Conditions.

1. Objet et description du service

ZenBook est un logiciel en ligne (SaaS) de gestion pour studios de pilates et activités assimilées. Il permet notamment de gérer un agenda et des créneaux, une base de clients, des offres (séances à l'unité et cartes de crédits), d'encaisser les paiements des clients via Stripe, d'exposer une page de réservation publique brandée, un espace client, et d'envoyer des rappels par e-mail et SMS. Les fonctions avancées (analytics étendus, Coach IA, multi-coachs, exports comptables, masquage du branding, support prioritaire) relèvent de la formule Premium. Le service est fourni en l'état et évolue régulièrement.

2. Compte et accès

L'accès nécessite la création d'un compte via notre prestataire d'authentification. Le Client est responsable de l'exactitude des informations fournies, de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte. Il s'engage à un usage licite du service.

3. Formules et période d'essai

Le service est proposé en deux formules, Standard et Premium, souscriptibles avec une périodicité mensuelle ou annuelle. Un essai gratuit de 30 jours est offert. À l'issue de l'essai, l'accès aux fonctionnalités est suspendu à défaut de souscription d'un abonnement payant. Le détail de chaque formule est présenté sur la page Tarifs et au moment de la souscription.

4. Prix

Les prix sont indiqués en euros. Conformément à l'article 293 B du CGI, la TVA n'est pas applicable (franchise en base) : les montants sont nets de taxe. Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur la page Tarifs et récapitulés avant tout paiement. La périodicité annuelle bénéficie d'une remise par rapport au cumul de douze mensualités. ZenBook peut faire évoluer ses tarifs ; toute évolution est communiquée à l'avance et s'applique, pour les abonnements en cours, à compter de l'échéance de renouvellement suivante.

5. Paiement, reconduction et facturation

Le paiement s'effectue par carte bancaire via notre prestataire Stripe, au sein d'un parcours de paiement intégré aux pages ZenBook. L'abonnement est reconduit automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle) jusqu'à résiliation. En cas d'échec de prélèvement, l'accès peut être suspendu après relance. Les factures sont mises à disposition dans l'espace du Client.

6. Durée, résiliation et remboursement

L'abonnement est sans engagement de durée. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace de gestion de l'abonnement. La résiliation prend effet au terme de la période déjà réglée : l'accès est maintenu jusqu'à cette date, sans reconduction ultérieure. Les périodes commencées ne sont pas remboursées au prorata, sauf disposition légale impérative contraire. La formule annuelle, réglée d'avance, n'ouvre pas droit à remboursement au prorata en cas de résiliation anticipée.

7. Droit de rétractation

Le service étant souscrit par un professionnel pour les besoins de son activité, le droit de rétractation du Code de la consommation ne s'applique pas. Par exception, le professionnel employant cinq salariés ou moins et souscrivant un service n'entrant pas dans le champ de son activité principale peut, le cas échéant, bénéficier des dispositions protectrices applicables ; il lui appartient de nous en informer lors de la souscription.

8. Paiements des clients finaux — rôle de ZenBook

Les sommes payées par les clients du Client (séances, cartes de crédits) sont encaissées directement par le Client via Stripe Connect ; ZenBook ne perçoit aucune commission sur ces ventes et ne détient à aucun moment ces fonds. Les frais de transaction Stripe (à titre indicatif 1,5 % + 0,25 € par paiement, selon le barème Stripe en vigueur) sont à la charge du Client. ZenBook n'est pas partie aux contrats conclus entre le Client et ses propres clients : le Client définit ses conditions de vente, ses tarifs et sa politique de remboursement, et en assume seul la responsabilité.

9. Obligations du Client

Le Client s'engage à utiliser le service conformément à la loi, à n'y traiter que des données qu'il est en droit de traiter, à informer ses propres clients et à recueillir, le cas échéant, leur consentement. Le Client demeure responsable de traitement des données personnelles de ses clients (voir la Politique de confidentialité et l'Annexe — Accord de sous-traitance). Il s'interdit toute utilisation portant atteinte aux droits de tiers ou à la sécurité du service.

10. Disponibilité et maintenance

ZenBook met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie d'un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs. Des opérations de maintenance peuvent entraîner des interruptions temporaires. Le service dépend par ailleurs de prestataires tiers (hébergement, paiement, e-mail) dont les éventuelles défaillances échappent au contrôle de ZenBook.

11. Responsabilité

Le service est fourni « en l'état ». Dans la limite autorisée par la loi, la responsabilité de ZenBook est limitée aux dommages directs et prévisibles, et plafonnée au montant des sommes versées par le Client au titre de l'abonnement au cours des douze mois précédant le fait générateur. ZenBook n'est pas responsable des dommages indirects (perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de données ou de clientèle), des contenus et agissements du Client, des litiges entre le Client et ses clients, ni des défaillances des prestataires tiers.

12. Propriété intellectuelle

ZenBook concède au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du service, pour la durée de l'abonnement. Le Client conserve la pleine propriété des données qu'il importe ou saisit. Toute reproduction, revente ou extraction non autorisée du service est interdite.

13. Données personnelles

Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité. Pour les données des clients finaux que ZenBook traite pour le compte du Client, ZenBook agit en qualité de sous-traitant dans les conditions de l'Annexe — Accord de sous-traitance.

14. Suspension et résiliation pour manquement

En cas de manquement grave du Client à ses obligations (usage illicite, défaut de paiement, atteinte à la sécurité), ZenBook peut suspendre ou résilier l'accès après mise en demeure restée sans effet, sans préjudice de tout recours.

15. Modification des Conditions

ZenBook peut modifier les présentes Conditions. Les Clients sont informés des changements substantiels ; la poursuite de l'utilisation du service après leur entrée en vigueur vaut acceptation des Conditions modifiées.

16. Force majeure

Aucune partie ne saurait être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

17. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit français. En cas de différend, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable avant toute action contentieuse. À défaut d'accord, le litige relèvera des tribunaux compétents du ressort du siège de l'éditeur, sous réserve des règles impératives de compétence.

La présente politique décrit comment ZenBook traite les données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés ».

1. Responsable et rôles

Selon les traitements, ZenBook intervient à deux titres :

• en tant que responsable de traitement pour les données des comptes professionnels (gérants de studio, prospects, facturation) ;
• en tant que sous-traitant pour les données des clients finaux saisies et gérées par les studios via le service. Pour ces données, le studio est responsable de traitement (voir l'Annexe — Accord de sous-traitance).

Contact pour toute question relative aux données : contact@zenbook.fr.

2. Données traitées, finalités et bases légales

• Compte professionnel (identité, e-mail, identifiants gérés par notre prestataire d'authentification) — pour créer et gérer le compte et fournir le service. Base : exécution du contrat.
• Abonnement et facturation (données de paiement traitées par Stripe, factures) — pour gérer l'abonnement et respecter nos obligations comptables. Bases : exécution du contrat et obligation légale.
• Données des clients finaux (identité, e-mail, téléphone, historique de réservations et de paiements, solde de séances) — traitées pour le compte du studio afin de fournir le service. Base : définie par le studio, responsable de traitement.
• Communications (e-mails transactionnels via Resend, dont les rappels de séance) — pour le fonctionnement du service et l'information des utilisateurs. Bases : exécution du contrat et intérêt légitime.
• Coach IA (formule Premium) : pour générer des analyses, des données d'activité agrégées et pseudonymisées sont transmises à notre prestataire d'IA. Aucune donnée nominative (nom, e-mail, téléphone) n'est transmise : chaque client est remplacé par une référence opaque, l'identité n'étant ré-associée que sur nos serveurs après réponse. Base : intérêt légitime / exécution du contrat.
• Sécurité et bon fonctionnement (adresses IP, journaux, limitation des abus via Upstash, supervision des erreurs via Sentry). Base : intérêt légitime.
• Cookies strictement nécessaires : voir la Politique relative aux cookies.

3. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Nous faisons appel à des prestataires techniques agissant comme sous-traitants, sélectionnés pour leurs garanties :

• Vercel — hébergement de l'application (États-Unis / réseau mondial)
• Neon — base de données (Royaume-Uni, région de Londres)
• Clerk — authentification et gestion des comptes (États-Unis)
• Stripe — paiements et facturation (Union européenne / États-Unis)
• Resend — envoi d'e-mails transactionnels (États-Unis)
• Anthropic — analyses du Coach IA, sur données pseudonymisées, sans réutilisation pour l'entraînement de modèles (États-Unis)
• Upstash — limitation des abus (États-Unis / Union européenne)
• Sentry — supervision technique des erreurs (États-Unis)

Nous ne vendons ni ne louons les données personnelles.

4. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires sont situés hors de l'Union européenne. Les transferts sont encadrés par des garanties appropriées : décision d'adéquation (le Royaume-Uni en bénéficie), clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou adhésion au Data Privacy Framework pour les prestataires établis aux États-Unis.

5. Durées de conservation

• Données de compte : pendant la durée de la relation contractuelle, puis supprimées ou anonymisées dans un délai de 90 jours après la fin de l'abonnement [à confirmer].
• Factures et pièces comptables : 10 ans, conformément aux obligations légales.
• Données des clients finaux : conservées pour le compte du studio pendant la durée du contrat ; supprimées ou restituées sur instruction du studio ou à la fin du contrat (voir Annexe).
• Journaux techniques : durée limitée nécessaire à la sécurité.

6. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Pour les exercer, écrivez à contact@zenbook.fr. Si votre demande concerne des données gérées par un studio (en tant que client final), adressez-vous au studio concerné, responsable de ces données ; ZenBook l'assiste en tant que sous-traitant. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des données en transit, hébergement au sein de l'Espace économique européen et du Royaume-Uni, contrôle des accès et journalisation.

8. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.

ZenBook adopte une approche minimaliste : le service n'utilise que des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement. Conformément aux recommandations de la CNIL, ces traceurs sont exemptés de consentement ; aucun bandeau cookies n'est donc nécessaire.

Traceurs strictement nécessaires

• Authentification et session (Clerk) — vous maintenir connecté et sécuriser votre session.
• Sécurité — prévention de la fraude et des abus, équilibrage de charge.
• Paiement (Stripe) — lors d'un paiement, Stripe dépose les cookies nécessaires au bon déroulement de la transaction et à la prévention de la fraude.

Ce que nous n'utilisons pas

ZenBook n'utilise aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de suivi marketing (ni Google Analytics, ni traceur tiers de profilage). La supervision technique des erreurs (Sentry) sert uniquement à diagnostiquer les incidents et ne réalise pas de suivi publicitaire.

Gérer les cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies. Le blocage des cookies strictement nécessaires peut toutefois empêcher la connexion et le bon fonctionnement du service.

Évolution

Si nous introduisions à l'avenir des traceurs non essentiels (par exemple de mesure d'audience), nous mettrions en place un mécanisme de consentement préalable conforme à la réglementation et mettrions à jour la présente politique.

La présente annexe encadre le traitement, par ZenBook agissant comme sous-traitant, des données personnelles des clients finaux pour le compte du studio agissant comme responsable de traitement (le « Responsable »), conformément à l'article 28 du RGPD. Elle est acceptée par le studio du fait de la souscription au service et fait partie intégrante des Conditions générales.

1. Objet et description du traitement

• Nature et finalité : hébergement et traitement des données nécessaires à la fourniture du service (gestion des clients, réservations, encaissement, communications, analyses).
• Durée : la durée du contrat d'abonnement.
• Personnes concernées : les clients finaux du Responsable (pratiquants).
• Catégories de données : identité, coordonnées (e-mail, téléphone), historique de réservations et de paiements, solde de séances.
• Données sensibles : le service n'est pas destiné à traiter des données sensibles (notamment de santé) ; le Responsable s'engage à ne pas en saisir.

2. Instructions

ZenBook traite les données uniquement sur instruction documentée du Responsable, telle que matérialisée par l'utilisation du service et les présentes. ZenBook informe le Responsable si une instruction lui paraît contraire au RGPD.

3. Confidentialité et sécurité

ZenBook veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et met en œuvre les mesures de sécurité appropriées (article 32 du RGPD) décrites dans la Politique de confidentialité.

4. Sous-traitance ultérieure

Le Responsable autorise ZenBook à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés dans la Politique de confidentialité (hébergement, base de données, authentification, paiement, e-mail, IA, sécurité, supervision). ZenBook impose à ces sous-traitants des obligations de protection équivalentes et informe le Responsable de tout changement, lui permettant de s'y opposer pour un motif légitime.

5. Droits des personnes et assistance

ZenBook met à la disposition du Responsable les fonctionnalités et l'assistance raisonnable pour répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées, ainsi que pour la sécurité, la notification des violations et, le cas échéant, les analyses d'impact (articles 32 à 36 du RGPD).

6. Violation de données

ZenBook notifie au Responsable toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles pour permettre au Responsable de respecter ses propres obligations.

7. Transferts hors UE

Les éventuels transferts hors Union européenne sont encadrés par des garanties appropriées (décision d'adéquation, clauses contractuelles types, Data Privacy Framework), comme détaillé dans la Politique de confidentialité.

8. Sort des données en fin de contrat

Au terme du contrat, ZenBook procède, au choix du Responsable, à la suppression ou à la restitution des données, et détruit les copies existantes sous réserve des obligations légales de conservation.

9. Audit

ZenBook met à la disposition du Responsable les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD et permet la réalisation d'audits dans des conditions raisonnables.